¿CUÁNDO SERÁ OBLIGATORIA LA FACTURA ELECTRONICA?
0.- INTRUDUCCION.
La transformación digital en los negocios es una necesidad legal y económica. Uno de los principales cambios de este fenómeno es la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará a todos los autónomos y empresas en España, que tendrán que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece.
Existen muchas dudas sobre cuándo comienza la obligación de la factura electrónica: ¿Es la factura electrónica obligatoria en 2025?, qué plazos tienen los profesionales para adaptarse?, qué dice la ley sobre la factura electrónica obligatoria?, ¿habrá sanciones por emitir facturas solo en papel?
I.- LA OBLIGATORIEDAD DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
El 28 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá a todo el sector empresarial. Hay que tener en cuenta que la factura electrónica obligatoria no se aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un fontanero a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante).
II.- PLAZOS PARA UTILIZAR LA FACTURA ELECTRÓNICA
Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es de obligado cumplimiento en operaciones con las administraciones públicas, todavía existen muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.
Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos se adapten. Este plazo empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico para la factura electrónica.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6 de diciembre), aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, conocido como «Reglamento Veri*factu»
Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.
Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones:
En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros los plazos son algo más largos, pues tendrán 2 años después de la entrada del reglamento específico de la factura electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas.
Recientemente, el Ministerio de Economía ha actualizado las fechas y ha comunicado que habrá un plazo de un año más, es decir, un total de tres años después de la entrada del reglamento para que los autónomos se adapten completamente a esta obligación y tengan también que informar en tiempo real sobre los estados de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, como el reglamento específico se aprobó en diciembre de 2023, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de principios de 2026.
Sin embargo, no será hasta finales de 2026 cuando los autónomos persona física también tengan que informar sobre el estado de sus facturas. Esta obligación afectará a todos los autónomos que reciban una factura electrónica y deberán ir remitiendo en el plazo máximo de cuatro días a sus proveedores cierta información como la aceptación o rechazo de la factura y su fecha o el momento en el que han hecho efectivo el pago completo o parcial.
La obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica también afectará a los autónomos que utilicen el software público de Hacienda, sólo que en este caso no tendrán que informar a sus proveedores sino directamente a la Agencia Tributaria.
III. QUÉ HACER PARA CUMPLIR CON LA NUEVA LEY DE FACTURA ELECTRÓNICA
Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:
- Emitir todas las facturas en formato electrónico.
- Las facturas electrónicas deben de estar emitidas por un software certificado, como el que usamos en Gesade, y del cual te podemos informar sin ningún compromiso, o por el futuro programa de facturación de la AEAT, con sus posibles limitaciones en cuanto al número de facturas.
- Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
- También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
- Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
IV. SANCIONES POR NO ADAPTARSE A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.
V. QUE ESTAMOS HACIENDO EN GESADE PARA ANTICIPARNOS A LA NUEVA OBLIGACION.
Desde finales del año 2023, hemos elaborado una estrategia para adaptarnos a la nueva situación, con suficiente tiempo y antelación, que nos eviten sorpresas desagradables de última hora:
- Hemos puesto en marcha la “nube de Gesade”, donde dispondrás de toda tu documentación social en linea, tanto desde el ordenador como desde el teléfono móvil.
- En la “nube de Gesade” deberás ir subiendo todas tus facturas (de gastos y/o ingresos) en formato electrónico (Pdf o factura digital) pues desde que entre en vigor la normativa, ya no tendrás la facturas en papel y deberás estar muy familiarizado con las nuevas obligaciones.
- Estamos ofreciendo a todos nuestros clientes un programa de facturación a precio razonable, con mantenimiento-actualización de calidad, y que cumple todos los requisitos legales exigibles.
Es por ello que te pedimos que, para cualquier duda o aclaración, después de una lectura detallada, contactes con nosotros por los canales habituales.